Webinar-Planung | Die komplette Anleitung mit Schritten, Tipps & Vorlagen

Eine smarte Webinar-Planung ist das Geheimnis für den Erfolg deines Online-Events.

Wenn du ein Webinar hostest, möchtest du sicherstellen, dass alles reibungslos verläuft. Ohne einen soliden Plan kann es passieren, dass das Event nicht überzeugt und die Aufmerksamkeit des Publikums nicht wirklich fesselt.

Wenn du noch nie ein Webinar geplant hast oder einige Hinweise benötigst, bist du hier genau richtig. Im folgenden Leitfaden schauen wir uns an, wie man ein Webinar strukturiert – plus einige flexible Webinar-Pläne, die du nutzen kannst. Hier ist, was du wissen sollst.

Wie man ein Webinar plant: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bevor du dein Webinar erstellen kannst, musst du verstehen, wie du es planen kannst. Dieser Prozess ermöglicht es dir, deine Ziele und Vorgaben zu verstehen und gleichzeitig den Zweck der Veranstaltung zu schärfen. Auch wenn du bereits viele Ideen im Kopf hast, wird dich der Webinar-Planungsprozess dabei unterstützen, alles zu sortieren.

Sind dir die Fachbegriffe nicht ganz klar? Keine Sorge deswegen. Sieh dir jetzt unser umfassendes Webinar-Glossar an.

Schritt 1: Lege den Zweck des Webinars fest

Lass uns einen Blick darauf werfen, wie man die Bühne für ein erfolgreiches Webinar vorbereitet. Schritt eins ist sicherzustellen, dass du deine Ziele und Vorgaben klar umrissen hast. Es gibt keine Lösung, die für alle passt.

Jetzt ist die Zeit zu entscheiden, ob du deinen Teilnehmenden ein Bildungserlebnis bietest. Oder willst du aus neuen potenziellen Kunden Leads und spätere Verkäufe generieren? Oder du möchtest mit diesem Webinar deine Expertise in deinem Fachgebiet zeigen.

Wichtig für den Erfolg ist eine klare Zielsetzung – also das „Warum“ hinter deinem Event.

Schritt 2: Erkunde deine Webinar-Ziele

Der Zweck ist das übergreifende Ziel – zusätzlich verfolgst du meist auch spezifische Mikro-Ziele. Welche das sind, hängt stark vom Hauptzweck deines Events ab. Sie können jedoch Folgendes umfassen:

• Erhöhung deiner Follower in sozialen Medien
• Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung
• Steigerung des Bewusstseins des Publikums für deine Marke

Lege eine Reihe von Zielen fest, die messbar sind. Dabei solltest du auch genau wissen, wie du sie später messen willst. Schaust du dir die Klickrate auf deiner Website an? Bestellst du deine eigene Recherche, nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat? In jedem Fall musst du Format und Aufbau in deiner Webinar-Planung festlegen.

Schritt 3: Wähle das richtige Thema aus

Jetzt, da du weißt, was deine Ziele und Vorgaben sind, ist es an der Zeit, das Thema zu wählen. Das Thema, das du behandelst, muss relevant für dein Publikum sein und es dir ermöglichen, deine Ziele zu erreichen. Beginne damit, eine Frage zu stellen: Was ist die größte Herausforderung deines Zielmarktes?

Genau zu wissen, was die Bedürfnisse deines Publikums sind, ist hier entscheidend. Hier kommen wir zu dem Punkt, eine Lösung vorzuschlagen. Das kann für deine Zuschauer:innen noch attraktiver sein, wenn du Gastsprecher:innen und Expert:innen zu deinem Thema einlädst.

Wenn du ein Thema im Kopf hast, stelle sicher, dass es geprüft wird. Überprüfe, ob es ähnliche Webinare gibt, die das Thema behandeln und wie sie sich schlagen.

Schritt 4: Plane dein Webinar

Wenn du dein Webinar planst, denke immer an die Zeitzone deiner Zielgruppe. Berücksichtige nicht nur, wo auf der Welt sie sich befinden, sondern auch, welche Tageszeit am besten für sie sind.

Wenn deine Zielgruppe aus Professionals besteht, solltest du einen Zeitpunkt außerhalb der üblichen Arbeitszeiten in Betracht ziehen. Das bedeutet, dass mehr Menschen problemlos an deinem Online-Event teilnehmen können.

Schritt 5: Erstelle eine Landingpage für dein Webinar

Sobald Datum und Uhrzeit feststehen, solltest du eine Landingpage erstellen oder eine Seite auf deiner Website für dein Webinar anlegen. Stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen, Funktionen und Vorteile sowie eine einfache Möglichkeit, dass sich Teilnehmende anmelden können, enthalten sind. Zum Beispiel durch die Eingabe der E-Mail-Adresse, damit sie vor dem Event eine Erinnerung und den Link bekommen.

Neben den oben genannten Punkten solltest du definitiv einen Call to Action (CTA) hinzufügen, der die Zuschauer:innen ermutigt, sich für die Veranstaltung anzumelden. Diese kurzen Aussagen zeigen dem:r Leser:in auf einen Blick den Wert der Veranstaltung. Wenn du kreative Ideen suchst, wirf einen Blick auf unsere Webinar-Seite.

Schritt 6: Wähle die richtige Software und das passende Equipment aus

Bei einem Webinar für dein Publikum solltest du darauf achten, dass alles problemlos funktioniert. Kleine Hürden werden auftreten, aber deine Teilnehmer:innen erwarten trotzdem eine hohe Qualität von dir. Denk daran, dass du deine Marke repräsentierst – egal ob du Content Creator oder Unternehmer bist.

Webinar-Software:

Bei der Auswahl von Webinar-Software ist eine benutzerfreundliche Plattform wichtig, die für beide Seiten funktioniert. Achte auf Software, die eine Vielzahl von Funktionen bietet, die dir helfen, die Mitglieder deines Publikums zu engagieren. Zum Beispiel möchtest du vielleicht eine Plattform, die es dir ermöglicht, in Echtzeit mit Zuschauern zu interagieren oder deren Fragen zu beantworten. Du möchtest sicherstellen, dass deine Software zuverlässiges Streaming bietet und wenn du dein Webinar erneut verwenden möchtest, ist es am besten, auch die Aufnahmefunktionen zu prüfen.

Für ein nahtloses Webinar-Erlebnis kannst du einen Blick auf Riverside werfen. Du kannst Live-Webinare hosten und bis zu 10.000 Zuschauer:innen über einen sicheren Link einladen. Außerdem kannst du deinen Stream auf mehrere Online-Plattformen, einschließlich YouTube, LinkedIn und mehr, übertragen.

Bleib im Flow mit unserem integrierten Teleprompter, der dir dein Skript und die Webinar-Struktur live während des Events bereitstellt. Noch besser ist es, mit unserem Producer-Modus jemand anderen zu beauftragen, sich um die Steuerung hinter den Kulissen zu kümmern, während du dich auf das Event konzentrierst.

Für mehr Interaktion kannst du dein Publikum ermutigen, live teilzunehmen und Fragen zu stellen. Du kannst auch deinen Bildschirm teilen oder Folien hochladen für eine reibungslose Präsentation.

Nimm alles lokal in bis zu 4K Video auf, damit du dein Event als aufgezeichnetes Webinar wiederverwenden kannst. Wenn du deine Sitzung beendet hast, lade KI-Transkripte herunter, um das Event erneut zu nutzen, bearbeite das Video mit unserem mühelosen Editor oder lade sogar die wichtigsten Erkenntnisse mit unserem KI-Zusammenfassungs-Generator herunter.

Ausrüstung:

Neben der passenden Software solltest du auch dein Equipment im Blick haben. Um den hochwertigsten Inhalt für dein Publikum zu erstellen, benötigst du Folgendes:

• ein externes Mikrofon. Stelle sicher, dass du in ein Mikrofon investierst, das das richtige Richtcharakteristik für deine Bedürfnisse nutzt. So kannst du hochwertigen Sound gewährleisten.

• Webcam oder Kamera. Verlass dich nicht nur auf die integrierte Kamera deines Computers. Nimm dir stattdessen die Zeit, verschiedene Optionen zu suchen, die zu deinem Budget passen.

• Beleuchtung. Obwohl natürliches Licht tendenziell die beste Option ist, können wir das nicht immer kontrollieren. Vielleicht lohnt es sich, in ein Ringlicht oder andere Beleuchtung zu investieren, um das Setup zu optimieren.

Wenn du dein Webinar planst, stelle sicher, dass du all das oben genannte hast oder plane, bald darin zu investieren.

Schritt 7: Erstelle deine Materialien

Einer der wichtigsten Teile der Webinar-Planung ist das Erstellen deiner Materialien.

Wirst du eine Webinar-Präsentation teilen? Wirst du einfach einen inspirierenden Vortrag halten?

Berücksichtige, welches Format dein Webinar annehmen wird und wie das aussehen wird. Zu lernen, wie man ein Webinar strukturiert, ist hier das Hauptziel. Du solltest zuerst einen detaillierten Ablaufplan für dein Webinar erstellen.

Denk dabei auch an dein Webinar-Branding. Bleib konsistent mit dem Design deiner Materialien und folge den Markenrichtlinien deines Unternehmens.

Schritt 8: Starte die Promotion deines Webinars

Jedes erfolgreiche Webinar benötigt einen guten Marketingplan. Es ist an der Zeit, alle deine Plattformen zu nutzen, um dein Publikum zu erreichen und ihnen von diesem aufregenden Event zu erzählen, das du anbietest.

Am besten startest du hier mit Social Media. Stelle jedoch sicher, dass du auch deine E-Mail-Liste nutzt. Eine gebrandete E-Mail zu erstellen, in der die Funktionen und Vorteile deines Webinars sowie Highlights zu speziellen Gastsprecher:innen umrissen sind, ist ein sicherer Weg, um dein Publikum anzuziehen. Stelle sicher, dass du deinen Call-to-Action-Button einschließt, damit es einfach und nahtlos ist, sich anzumelden.

Suchst du spezifische Ratschläge zur Werbung für dein nächstes Webinar? Lies unsere Anleitung, wie du dein Online-Event wie ein Profi vermarkten kannst.

Schritt 9: Probiere dein Webinar im Vorfeld durch

Je mehr du übst und deine Inhalte optimierst, desto entspannter wirst du im Webinar sein. Das wird dir ermöglichen, selbstbewusst und authentisch aufzutreten. Es erlaubt dir auch, offener für den Verlauf des Webinars zu sein und das Publikum leicht über die Fragen und Anfragen aus dem Chat anzusprechen. Notiere dir ein paar Stichpunkte, um dran zu bleiben, und konzentriere dich darauf, dein Wissen mit Spaß zu vermitteln.

Schritt 10: Hoste dein Webinar-Event

Die ganze Webinar-Planung zahlt sich jetzt aus – es ist Zeit für dein Event. Begrüße dein Publikum mit einem großen Lächeln und spiele ein wenig Musik, während deine Teilnehmenden eintreten. Dies schafft die Grundlage für eine positive und inspirierende Erfahrung für die Teilnehmer:innen.

Versuche während des Webinars, einige interaktive Aspekte einzubauen, um wirklich mit deinen Teilnehmenden zu interagieren. Das kann Q&A-Sitzungen und das Antworten auf live Kommentare umfassen. Je mehr du dein Publikum einbeziehst, desto wahrscheinlicher ist es, dass du deine Ziele erreichst.

Schritt 11: Bleib im Flow

Jetzt ist der Moment, die Energie weiterzutragen! Stelle sicher, dass du einen Follow-up-Plan hast. Es ist wichtig, innerhalb eines Tages oder zwei mit deinen Teilnehmenden in Kontakt zu treten, solange du noch frisch in deren Erinnerung bist.

Berücksichtige deine Schlüsselbotschaften und teile sie mit deinem Publikum über E-Mail und soziale Medien. Das hilft dir, ein größeres Publikum zu erreichen und deinen Inhalt über das Webinar hinaus zu maximieren.

Nutze das Feedback, das du erhältst, zu deinem Vorteil. Wenn du künftig weitere Webinare planst, kannst du das Feedback in deine nächste Planungsrunde einfließen lassen.

Schritt 12: Mach mehr aus deinem Webinar

Wie gesagt, kannst du dein Webinar aufzeichnen, um es später erneut zu verwenden. Das heißt zum Beispiel, dass du deinem Publikum Zugriff auf die komplette Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt gibst. Um das zu tun, musst du das Video auf einer Webseite hosten, wie zum Beispiel YouTube oder deiner eigenen Seite.

Du kannst Riverside nutzen, um deine Webinar-Aufzeichnung zu bearbeiten und sie anzupassen, indem du Untertitel oder dein Branding hinzufügst. Wenn du zufrieden bist, kannst du das Video herunterladen und irgendwo online posten.

Bonus: Wenn du Ausschnitte deines Webinars in den sozialen Medien teilen möchtest, nutze die Magic Clips-Funktion auf Riverside. Das Tool nutzt KI, um die spannendsten Momenten deines Inhalts zu erkennen und als kurze Clips zum Download bereitzustellen. Du kannst sie dann auf YouTube Shorts, Reels oder TikTok teilen.

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Los geht's

Tipps für die erfolgreiche Planung eines Webinars

Bis zu diesem Punkt solltest du dich sicher fühlen in Deiner Webinar-Planung. Bevor du jedoch weitergehst, gibt es einige zusätzliche Tipps, die dir helfen können.

Tipp #1: Kenne deine Zielgruppe

Dein Publikum kennenzulernen, hat oberste Priorität. Bevor du mit der Planung deines Webinars beginnst, führe Marktforschung durch. Ein klares Bild davon, wer deine Zielgruppe ist, was sie sucht und wo du sie erreichst, ist die Grundlage für wirkungsvolle Inhalte.

Tipp #2: Teste und teste erneut

Technologie kann viel Stress verursachen, wenn du vor Beginn deines Webinars keinen Testlauf gemacht hast. Dafür ist das Testen entscheidend. Überprüfe deine Internetverbindung, deine Kamera und die Einstellungen für die Bildschirmfreigabe vor dem Webinar-Event. Dadurch fühlst du dich sicherer beim Vortragen und vermeidest Fehler.

Tipp #3: Erstelle einen Notfallplan

Überlege dir einen Notfallplan für potenzielle Umstände, die herausfordernd sein könnten, wenn du dich vor Ort damit beschäftigst. Die Idee ist, eine professionelle Präsentation aufrechtzuerhalten, auch wenn dein:e Gastredner:in nicht erscheint oder dein Headset nicht funktioniert. Denke über diese Möglichkeiten nach und habe einen Notfallplan bereit.

Tipp #4: Sorge dafür, dass das Gespräch weitergeht

Wenn das Webinar vorbei ist, musst du einen offenen Dialog mit deinem Publikum aufrechterhalten. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, um mit Deinem Publikum in Kontakt zu bleiben. Dazu gehört auch, etwas Hype für alle zu machen, die dein Webinar verpasst haben.

Bonus: 3 Webinar-Planungsvorlagen zur Organisation

1: Standard-Webinar-Planungsvorlage

Ziele festlegen

• Ziele:
  • Schreibe deine Ziele…
• Zielgruppe:
  • Demografische Daten:
  • Herausforderungen:
  • Plattformen, auf denen sie sich befinden:
  • Sonstiges:

Thema:

• Wähle relevante und ansprechende Themen aus. Schreibe einige auf und wähle das aus, das am besten zu dem passt, was du anbietest, um die Probleme deiner Zielgruppe zu lösen.

Termine:

• Datum:
• Zeit:
• Format:

Plattform:

• Webinar-Plattform:
• Bearbeitungssoftware:
• Sonstiges

Inhalte entwickeln:

• Struktur festlegen:
  • Einführung:
  • Segment 1:
  • Segment 2: usw.
  • Q&A
  • Fazit
• Folien:
• Interaktive Elemente:

Promoten:

• E-Mail:
• Landingpage:
• Social Media:

Host und Engagement:

• Engagement-Elemente:
• Feedback:

Wofür es am besten geeignet ist:

Nutze die Standard-Webinar-Planungsvorlage, wenn du gerade anfängst. Du kannst das obige Formular ausfüllen und anpassen, um die Grundlagen deines Events besser zu verstehen.

2: Webinar-Technologie-Checkliste

Internetverbindung:

• Teste die Internetgeschwindigkeit und -stabilität:
• Kabelverbindung:
• Backup-Internet:

Audioqualität:

• Mikrofon getestet:
• Headset getestet:

Videoqualität:

• Webcam getestet:
• Beleuchtung getestet:
• Positionierung getestet:
• Ablenkungen getestet:

 Webinar-Plattform:

• Login getestet:
• Bildschirmfreigabe getestet:
• Materialien hochgeladen:

Interaktive Funktionen:

• Umfragen, Q&A und Chat-Funktionen getestet:
• Interaktivität der Teilnehmenden getestet:            

Notfallplan:

• Rollen anderen Hosts zugewiesen:
• Backup-Internet bereit:
• Kontaktinformationen vorhanden:

Wofür es am besten geeignet ist:

Vor Beginn deines Webinars, gehe diese Checkliste durch, um sicherzustellen, dass alle technischen Aspekte eingerichtet und funktionsfähig sind.

3: Webinar-Checkliste für Follow-up

Dankbarkeit ausdrücken

• Denk den Teilnehmenden, Rednern und Sponsoren:
• Feedback sammeln:

Inhalte wiederverwenden

• Aufnahme überprüfen und bearbeiten:
• Kurze Ausschnitte für soziale Medien identifizieren:
• Zusätzliche Inhalte erstellen:

Engagement aufrechterhalten

• Links zu aufgezeichneten Inhalten und Ressourcen senden:
• Highlights in sozialen Medien teilen:

Wofür es am besten geeignet ist:

Wenn dein Webinar vorbei ist, solltest du den Schwung nicht verlieren. Nutze diese Webinar-Planungsvorlage, um sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bleibst. Erledigte Aufgaben kannst du einfach als abgeschlossen markieren.

Häufig gestellte Fragen zur Webinar-Planung

Wie strukturierst du ein Webinar?

Wenn du ein Webinar strukturierst, ist es klug, die besten Webinar-Praktiken zu folgen. Das bedeutet, sicherzustellen, dass du weißt, was deine Ziele sind, eine Agenda festzulegen und eine informative Präsentation zu erstellen. Das ist ein schnelles Strukturbeispiel:

• Einleitung: Beginne damit, dich vorzustellen und deine Expertise zu teilen. Du solltest auch den Teilnehmenden danken, dass sie zu deiner Veranstaltung gekommen sind.
• Teasing problem:Erkläre, welches zentrale Problem die Teilnehmer:innen gemeinsam haben und wie es ihre Arbeit oder ihr Leben beeinträchtigen kann.
• Wie man es löst: Teile Informationen, die das Problem für die Teilnehmenden lösen. Das kann eine Software oder ein Tutorial sein, in dem du Erfahrung hast.
• Q&A: Schließe mit einem kurzen Q&A ab, wo die Teilnehmer:innen Fragen an dich stellen können.

Deine Präsentation sollte einen natürlichen Fluss haben. Mach nicht den Fehler zu glauben, dass dein Publikum das Thema, über das du sprichst, bereits versteht. Nimm dir die Zeit, das Thema zu Beginn in ein paar Folien vorzustellen. Wenn du das gemacht hast, kannst du dich auf die Grundlagen des Themas konzentrieren. Versuche, jedes Thema in kleine, gut verdauliche Einheiten zu unterteilen.  

Wie entwickelst du eine Webinar-Strategie?

Du kannst unsere Webinar-Strategie-Vorlage oben verwenden, wenn dir dieser Teil des Prozesses schwerfällt. Auf grundlegender Ebene sollte deine Strategie jedoch klar die Ziele deines Webinars und den Weg zu deren Erreichung definieren. Zum Beispiel musst du festlegen, wie du den Erfolg der Veranstaltung definierst, wie du ihn messen wirst und welche Maßnahmen du ergreifen wirst, um diese Ergebnisse zu erreichen.  

Wie organisiere ich ein Online-Webinar?

Die Organisation eines Online-Webinars erfordert Zeit, Engagement und Energie. Du musst festlegen, wann dein Event stattfinden soll, wie du es durchführen wirst und welches Thema behandelt wird. Du solltest auch klar sein, welche Ziele du erreichen möchtest, bevor du deine Präsentation erstellst.

Wenn du die oben genannten Punkte identifiziert hast, musst du eine ansprechende Folie oder Präsentation erstellen, die die Informationen gut vermittelt. Du kannst eine Aufnahmeplattform wie Riverside verwenden, um dein Webinar zu hosten und aufzuzeichnen.

Als Nächstes musst du deine Webinar-Veranstaltung in sozialen Medien und anderen Webseiten promoten. Du kannst auch Zuschauer:innen einladen, dein Webinar anzusehen, indem du ihnen im Voraus einen direkten Link zur Veranstaltung schickst. Stelle sicher, dass du bei der Bewerbung deines Webinars nichts Wichtiges übersiehst.